Datenschutzerklärung

Wir, die Research Institute AG & Co KG (in dieser Datenschutzerklärung auch kurz „Research Institute”, „RI” oder „wir“ genannt), sind den Prinzipien des Schutzes personenbezogener Daten und der Datenminimierung verpflichtet. Die Nutzung unseres Webauftritts sowie unsere wissenschaftliche und unternehmerische Tätigkeit sind im Regelfall mit der Verarbeitung personenbezogener Daten verbunden. Um diese Datenverarbeitungen nachvollziehbar zu machen, möchten wir Sie in unserer Datenschutzerklärung darüber informieren, wie wir personenbezogene Daten verarbeiten und welche Rechte Sie in diesem Zusammenhang haben. Sollten Sie dazu weitere Fragen haben, finden Sie nachstehend unsere Kontaktdaten.

 

I. Wer wir sind und wie Sie uns bei Fragen erreichen können:

Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die:

Research Institute AG & Co KG
Amundsenstraße 9
1170 Wien
Firmenbuchnummer: FN 355966 f
E-Mail: office@researchinstitute.at
Telefon: +43 1 48 0 49 83 - 0

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie wie folgt:

Datenschutzbeauftragter
p.A. Research Institute AG & Co KG
Amundsenstraße 9
1170 Wien
E-Mail: dsba@researchinstitute.at

 

II. Unsere Datenverarbeitungen - wozu und auf welchen Rechtsgrundlagen wir personenbezogene Daten verarbeiten:

II.1.        Allgemeines: Wir verarbeiten personenbezogene Daten unter Einhaltung der einschlägigen Datenschutzvorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO, VO [EU] 2016/679) und des österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG). Eine Verarbeitung durch uns findet somit nur auf Basis einer Rechtsgrundlage (insbesondere gemäß Art 6 Abs 1 lit a – f DSGVO) statt, die im Folgenden bei den einzelnen Datenverarbeitungen angegeben wird. Alle unsere mit der Verarbeitung betrauten MitarbeiterInnen sind verpflichtet, die Vertraulichkeit Ihrer Daten zu wahren (Datengeheimnis). RI führt keine automatisierte Entscheidungsfindung durch.

 

Grundsätzlich erheben wir personenbezogene Daten bei der betroffenen Person. Im Einzelfall erheben und speichern wir personenbezogene Daten (insbesondere Name, Kontaktinformationen) aufgrund von Korrespondenz mit unseren Kunden und Geschäftspartnern oder aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Telefonbuch, Webauftritte, Firmenbuch) auf Grundlage von Art 6 Abs 1 lit f DSGVO (und somit nicht direkt bei der betroffenen Person), wenn dies für unsere Leistungserbringung bzw. zur Kontaktaufnahme und Administration notwendig ist, worin auch unser berechtigtes Interesse liegt.

 

II.2.        Betrieb unseres Webauftritts:

Bei jedem Zugriff auf unseren Webauftritt (www.researchinstitute.at) übermittelt Ihr Computer (Endgerät) bzw. Browser automatisiert bestimmte Informationen, um den Besuch bzw. den Betrieb der Website zu ermöglichen:

– IP-Adresse

– Datum und Uhrzeit der Anfrage

– Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT)

– Inhalt der Anforderung (abzurufende Seite/Inhalt)

– Zugriffsstatus/HTTP(S)-Statuscode

– Browser und Browserversion

– Betriebssystem und dessen Oberfläche

 

Diese Daten werden in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt.

Rechtsgrundlage und Zweck und der Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten und deren vorübergehende Speicherung in Logfiles ist Art 6 Abs 1 lit f DSGVO. Die vorübergehende Speicherung der angeführten Daten durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Website und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme, insbesondere der Gewährleistung der Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit der Daten, die über unseren Webauftritt verarbeitet werden. In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung nach Art 6 Abs 1 lit f DSGVO. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt.

Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Bei der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist. Bei der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies nach spätestens sieben Tagen der Fall, ausgenommen eine weitere Verarbeitung ist zur Aufklärung eines (vermuteten) Angriffs erforderlich.

Personenbezogene Daten, die beim Betrieb der Website anfallen, werden von uns nur für den Fall eines (vermuteten) Datensicherheitsvorfalls oder einer strafbaren Handlung (z.B. eines Angriffs) zu Zwecken der Aufklärung, der Verfolgung sowie zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen an Dritte (insbesondere fachkundige Personen und Sicherheitsbehörden) übermittelt.

Webseiten Dritter: Unser Webauftritt enthält zum Teil (z.B. in unseren Veranstaltungshinweisen) Hyperlinks zu und von Webseiten Dritter. Wenn Sie einem Hyperlink zu einer dieser Webseiten folgen, beachten Sie bitte, dass wir keine Verantwortung oder Gewähr für fremde Inhalte oder Datenschutzbedingungen übernehmen können.

 

II.3         Verwendung von Cookies

Unsere Webseite verwendet Cookies. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computersystem des Nutzers gespeichert werden. Ruft ein Nutzer eine Website auf, so kann ein Cookie auf dem System des Nutzers gespeichert werden. Dieses Cookie enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Website ermöglicht. In den von uns verwendeten „Session-Cookies“ werden lediglich die oben erläuterten Daten über Ihre Nutzung der Website temporär gespeichert. Diese speichern eine sogenannte „Session-ID“, mit welcher sich verschiedene Anfragen Ihres Browsers einer gemeinsamen Sitzung zuordnen lassen. Die eingesetzten Session-Cookies sind technisch erforderlich und werden gelöscht, wenn Sie den Browser schließen. Diese Cookies dienen nicht zur Durchführung von „Tracking“ oder der Herstellung eines Personenbezugs.

Rechtsgrundlage und Zweck für die Datenverarbeitung

Der Zweck der Verwendung technisch notwendiger Cookies ist, die Nutzung von Websites für die Nutzer zu vereinfachen. Einige Funktionen unserer Website können ohne den Einsatz von Cookies nicht angeboten werden. Für diese ist es erforderlich, dass der Browser auch nach einem Seitenwechsel wiedererkannt wird.

In diesem Zweck liegt auch unser berechtigtes Interesse in der Verarbeitung der personenbezogenen Daten nach Art 6 Abs 1 lit f DSGVO.

Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Cookies werden auf dem Rechner des Nutzers gespeichert und von diesem an unserer Seite übermittelt. Daher haben Sie als Nutzer auch die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Werden Cookies für unsere Website deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen der Website vollumfänglich genutzt werden.

II.4.        Twitter:

Wir verwenden den Kurznachrichtendienst „Twitter“ unter dem Handle @researchinst und bedienen uns dabei der Plattform der Twitter Inc., 1355 Market Street, Suite 900, San Francisco, CA 94103 USA. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung (für außerhalb der USA lebenden Personen) ist: Twitter International Company, One Cumberland Place, Fenian Street, Dublin 2 D02 AX07, Irland. Wir weisen darauf hin, dass Sie diesen angebotenen Kurznachrichtendienst und dessen Funktionen (z.B. Retweet, Like) in eigener Verantwortung nutzen und wir keinen Einfluss auf die Datenverarbeitung durch Twitter haben. Nähere Informationen zur Verarbeitung durch Twitter finden Sie in der Datenschutzerklärung von Twitter: https://twitter.com/de/privacy. Die Twitter Inc. hat sich den Grundsätzen des EU-US Privacy Shield verpflichtet. Näheres dazu finden Sie hier: https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000TORzAAO&status=Active

Die von Ihnen bei Twitter veröffentlichten Daten, insbesondere Ihr Handle (Nutzername) und die unter Ihrem Account zugänglichen Inhalte, werden von uns insofern verarbeitet, als wir diese („Tweets“) gegebenenfalls retweeten, auf diese antworten oder auch von uns aus Tweets verfassen, die auf Ihren Account verweisen.

 

II.5.        Erbringung von Leistungen sowie Kundenbetreuung und -information in diesem Zusammenhang (Vertrieb und Angebot unserer Dienstleistungen sowie Verwaltung dieser Leistungen):

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu Zwecken der Erbringung unserer Leistungen, der Kundenbetreuung und -information einschließlich der internen Dokumentation und Administration. Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung der Daten sind die Vertragserfüllung bzw die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art 6 Abs 1 lit b DSGVO); die Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art 6 Abs 1 lit c DSGVO) sowie unsere berechtigten Interessen (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO), insbesondere Interessen der Geltendmachung oder Verteidigung eigener Rechtsansprüche sowie der internen Verwaltung im Unternehmen.

Für einen Vertragsabschluss ist die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten gesetzlich bzw. vertraglich erforderlich, zu welcher der jeweils Betroffene verpflichtet ist; andernfalls ist kein Vertragsabschluss (und somit auch keine Leistungserbringung) möglich.

 

II.6.        Kontaktaufnahme:

Bei der Kontaktaufnahme mit uns (z.B. per Kontaktformular oder E-Mail) werden die darin gemachten Angaben des Anfragenden (Name, Kontaktdaten, sonstige Angaben) für die Dokumentation, Bearbeitung und Beantwortung der Anfrage verarbeitet. Wir bieten auf unserer Website ein Kontaktformular an. Die zwingend zur Beantwortung einer Anfrage erforderlichen Daten haben wir als Pflichtfelder gekennzeichnet. Die Angabe weiterer Daten ist freiwillig.

Grundlage dafür ist unser berechtigtes Interesse an der ordnungsgemäßen Dokumentation, Bearbeitung und Beantwortung der Anfrage (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO); für den Fall einer Kontaktaufnahme in einem aufrechten Kundenverhältnis oder der Anbahnung einer Geschäftsbeziehung stützen wir uns auf die Vertragserfüllung bzw. die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art 6 Abs 1 lit b DSGVO).

Sofern Sie zur Erfüllung Ihrer arbeits- oder zivilrechtlichen Pflichten als Mitarbeiter (Dienstnehmer) für Ihren Dienstgeber bzw. sonstigen Auftraggeber mit uns Kontakt aufnehmen, liegt unsererseits auch ein berechtigtes Interesse an der ordnungsgemäßen Dokumentation, Bearbeitung und Beantwortung der Anfrage (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO) vor, die auch Ihre Daten als externer Ansprechpartner umfasst; für den Fall einer Kontaktaufnahme in einem aufrechten Kundenverhältnis oder der Anbahnung einer Geschäftsbeziehung stützen wir uns auf die Vertragserfüllung bzw. die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art 6 Abs 1 lit b DSGVO).

 

II.7.        Bewerbungen:

Wir verarbeiten Daten von BewerberInnen auf Grundlage von Art 6 Abs 1 lit b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) sowie Art 6 Abs 1 lit f DSGVO zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsverfahrens und der Kontaktaufnahme des Bewerbers/der Bewerberin.

Wenn Sie sich auf eine offene Stelle bewerben und es zu keiner Einstellung kommt, speichern wir die personenbezogenen Daten für sechs Monate ab Ende des Bewerbungsverfahrens (Frist zur Geltendmachung von Ansprüchen nach §§ 15 Abs 1 und 29 GlBG) auf Grundlage von Art 6 Abs 1 lit f DSGVO. Wenn der Bewerber/die Bewerberin im jeweiligen Einzelfall dazu einwilligt, halten wir die konkreten Bewerbungsunterlagen für einen weiteren Zeitraum von maximal zwei Jahren in Evidenz.

Falls es sich um eine Initiativbewerbung handelt, verarbeiten wir die Bewerbungsunterlagen für maximal zwei Jahre auf Grundlage von Art 6 Abs 1 lit f DSGVO, um den Bewerber/die Bewerberin bei geeigneten Stellen kontaktieren zu können, wobei gegen die Verarbeitung jederzeit formlos Widerspruch eingelegt werden kann.

Für einen Vertragsabschluss ist es jedenfalls erforderlich, dass ein Qualifikationsnachweis erbracht wird. Im Einzelfall kann es, abhängig von den Erfordernissen für eine Stellenbesetzung, auch notwendig sein, dass weitere Daten (z.B. Strafregisterauszug) vorgelegt werden. Sollten die erforderlichen Daten nicht vorgelegt werden, kann eine solche Bewerbung nicht berücksichtigt werden. Bei einer Kontaktaufnahme durch uns mit vom Bewerber/von der Bewerberin angegebenen Referenzen können Daten und Informationen zu einem früheren Dienstverhältnis durch entsprechende Dritten erhoben werden. Im Fall des Zustandekommens eines Dienstverhältnisses werden die Bewerbungsunterlagen zum Zweck der Personalverwaltung weiterverwendet.

 

II.8.        An wen übermitteln wir personenbezogene Daten?

Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nur soweit dies erforderlich ist und nur in den folgenden Fällen:

  • mit Ihrer Einwilligung;
  • für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen bzw. zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen;
  • soweit wir dazu gesetzlich verpflichtet sind;
  • an Unternehmen, die uns bei der Bereitstellung unserer Dienste unterstützen; diese Diensteanbieter werden als Auftragsverarbeiter tätig, welche die Daten nur nach unseren Weisungen (im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags) verarbeiten dürfen;
  • soweit dies zur Wahrung unserer berechtigten Interessen (z.B. zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen) oder eines Dritten erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben.

In Frage kommen in den oben genannten Fällen dabei folgende Dritte: Vertrags- und Geschäftspartner, die an der Lieferung oder Leistung mitwirken (z.B. Logistikunternehmen), Banken (zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs), Rechtsvertreter, Gerichte, Wirtschaftstreuhänder/ Steuerberater, Verwaltungsbehörden, Selbstverwaltungskörper (Sozialversicherungsträger), Versicherungen.

Grundsätzlich liegt keine Absicht des RI vor, personenbezogene Daten an Empfänger in Drittländern oder internationale Organisationen zu übermitteln. Eine solche Übermittlung ist möglich, wenn eine betroffene Person bzw. ein im konkreten Fall Beteiligter seinen Sitz in einem Drittland hat (z.B. im Fall eines Kunden mit Hauptsitz außerhalb der EU). Wenn wir Daten in ein Land ohne angemessenen gesetzlichen Datenschutz übermitteln, sorgen wir durch den Einsatz geeigneter Garantien in der Form entsprechender Verträge (Standardvertragsklauseln) bzw. verbindlicher interner Datenschutzvorschriften (Binding Corporate Rules) für ein angemessenes Schutzniveau oder stützen uns auf die in der DSGVO sonst vorgesehenen Ausnahmetatbestände (Einwilligung, der Vertragsabwicklung, der Feststellung, Ausübung oder Durchsetzung von Rechtsansprüchen, überwiegender öffentlicher Interessen, der veröffentlichten Personendaten oder weil es zum Schutz der Unversehrtheit der betroffenen Personen nötig ist). Für eine Kopie der erwähnten vertraglichen Garantie kontaktieren Sie uns unter den angegeben Kontaktdaten.

In diesem Zusammenhang weisen wir auch darauf hin, dass etwaige von Nutzern unserer Dienste selbst freiwillig veröffentlichte Daten (z.B. Online-Kommentare auf der Website) öffentlich und potenziell weltweit zugänglich sind.

 

III. Wie lange speichern wir personenbezogene Daten?

Soweit bei der jeweiligen Verarbeitung nicht Näheres angeführt ist, speichern wir personenbezogene Daten grundsätzlich so lange, wie es erforderlich ist, um die Erfüllung der genannten Zwecke sicherzustellen bzw. solange wir dazu gesetzlich verpflichtet sind.

Das heißt bei Geschäftsbriefen, Verträgen, Buchungen etc. gem. § 212 Abs 1 UGB und § 132 Abs 1 BAO: Bis zur Beendigung der Geschäftsbeziehung oder bis zum Ablauf der für uns geltenden Verjährungs- und gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (insbesondere mindestens 7 Jahre zum Nachweis der Erfüllung steuer-, abgaben- und unternehmensrechtlichen Aufbewahrungspflichten); darüber hinaus bis zur Beendigung von allfälligen Rechtsstreitigkeiten, bei denen die Daten als Beweis benötigt werden. Bei Leistungen, bei denen Forderungen aus Schadenersatz oder aus anderen Titeln geltend gemacht werden, für die erforderliche Dauer (zwischen 3 und 30 Jahren).

Bei Anfragen (Kontaktaufnahme): Personenbezogene Daten, die Sie uns freiwillig bekannt geben, werden von uns zweckgebunden für die Erbringung der damit verbundenen Bearbeitung und Evidenthaltung gespeichert (bis zu 3 Jahre nach Erledigung bzw. Beendigung), ausgenommen eine längere Speicherdauer ist darüber hinaus für Zwecke der Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung oder für die Geltendmachung bzw. Abwehr von Rechtsansprüchen erforderlich.

 

IV. Rechte der betroffenen Person

Sofern die jeweiligen gesetzlich vorgegebenen Voraussetzungen vorliegen, können Sie die folgenden Betroffenenrechte geltend machen:

  • Recht auf Auskunft: Sie können eine Bestätigung darüber verlangen, ob personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet werden und Auskunft über diese Daten und die Informationen gemäß Art 15 DSGVO verlangen.
  • Recht auf Berichtigung, wenn wir unrichtige oder unvollständige Daten über Sie verarbeiten (Art 16 DSGVO).
  • Recht auf Löschung Sie betreffender personenbezogener Daten, wenn die Voraussetzungen des Art 17 DSGVO vorliegen.
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten (Art 18 DSGVO).
  • Recht auf Datenübertragbarkeit Ihrer uns bereitgestellten Daten, sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung (Art 6 Abs 1 lit a) oder auf einem Vertrag (Art 6 Abs 1 lit b) beruht, dessen Vertragspartei Sie sind und die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt (Art 20 DSGVO).
  • Bei Verarbeitungen, die auf Grundlage berechtigter Interessen (gemäß Art 6 Abs 1 lit f DSGVO) verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Bei Verarbeitungen zum Zweck der Direktwerbung besteht dieses Recht ohne Einschränkungen.
  • Sie können erteilte Einwilligungen in die Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit widerrufen, bitte wenden Sie sich an uns (siehe unsere Kontaktdaten). Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
  • Beschwerderecht: Sie haben das Recht auf Beschwerde bei einer für Sie zuständigen Aufsichtsbehörde (in Österreich: Datenschutzbehörde, www.dsb.gv.at) wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt oder Ihre Betroffenenrechte verletzt wurden. Wir ersuchen Sie, in Fällen, in denen Sie mit unserer Arbeit nicht vollständig zufrieden waren, zunächst mit uns Kontakt aufzunehmen, damit wir eine Möglichkeit erhalten, etwaige Fehler beheben zu können.

 

Änderungen unserer Datenschutzerklärung

Wir halten unsere Datenschutzerklärung stets aktuell und passen diese daher an, wenn dies erforderlich ist. Die jeweils aktuelle Fassung unserer Datenschutzerklärung ist unter http://researchinstitute.at/datenschutzerklaerung.html abrufbar.

 

Stand 30.8.2018